Kokousten pitäminen on ollut tapana työpaikoilla ja muissa yhteisöissä jo vuosisatoja. Näiden yhteisten tapaamisten tarkoituksena on tiedonvälitys yhteisön sisällä. Monilla työpaikoilla erilaiset kokoonpanot kutsutaan koolle tietyin väliajoin, jotta pysytään kärryillä kunkin tehtävistä, tavoitteista ja saavutuksista. Yleensä näitä palavereiksikin tituleerattuja tapaamisia järjestetään useammin pienille tiimeille ja harvemmin, esimerkiksi vuosittain, koko yhtiölle. Kaikkien ei olekaan aiheellista istua jokaisessa kokouksessa, vaan tehokas kokouskäytäntö on osa hyvin suunniteltua työskentelyprosessia. Erilaisia kokouksia ja tapahtumia järjestetään yritysten sisällä myös niiden ulkoisille verkostoille, kuten asiakkaille tai sijoittajille.

Ammattilainen osaa järjestää sujuvan kokouksen

Ulkoistetut kokouspalvelut mahdollistavat yrityksen työntekijöiden keskittymisen siihen missä he ovat eksperttejä, eli kokouksen sisältöön. Kokouspalveluita tarjoavien yritysten käsiin voi jättää kaikki ulkoiset puitteet aina tapaamispaikan valinnasta catering-järjestelyihin. Yhä useammat yritykset ovat huomanneet erilaisten tehtävien, kuten siivouksen tai kokoussuunnittelun, ulkoistamisen edesauttavan tehokkaampaa työskentelyä. Näiden palveluiden käyttö onkin yleistynyt viime vuosina. Enää sitä ei nähdä rahan tuhlaamisena, vaan sijoituksena yrityksen imagoon.

Asiantuntija osaa hahmottaa asiakkaansa tarvitsemat tilat ja muut kokouspalvelut hyvin nopeasti. Hän myös tietää mistä sopivaa paikkaa voi lähteä hakemaan. Palveluntarjoajalla on kontakteja niin tilantarjoajiin kuin catering-yrityksiinkin, jolloin koko homma hoituu parhaimmillaan yhden kontaktihenkilön kautta tehokkaasti ja mutkattomasti. Jos taas yrityksen oma henkilöstö järjestää suurempia tapaamisia vain silloin tällöin, tuhraantuu niiden suunnitteluun ja toteutukseen varmasti huomattavasti kauemman aikaa, kuin jos se tehdään kokouspalveluiden ammattilaisen toimesta. Ammattilainen, kuten vaikkapa HC TPS Turku Oy, tietää mitä hyvin sujuvan palaverin toteuttamiseen tarvitaan ja hankkii asiakkaalleen kaikki tarvittavat resurssit. Asiakkaan tehtäväksi jää kutsua vieraat eli kokoukseen osallistujat sekä tietenkin itse kokouksen sisällön suunnittelu.

Sujuva tapaaminen antaa ammattimaisen kuvan yrityksestä

Varsinkin suurempien kokousten järjestämisessä on kokoussuunnittelun ammattilaisella tärkeä paikkansa. Sujuva palaveri on tärkeää niin työn tehokkuuden, ammattimaisuuden kuin motivaationkin kannalta. Erityisen tärkeää se on, jos kokouksessa on mukana yrityksen asiakkaita tai sijoittajia. Silloin pienetkin kommellukset kahvin keittämättä jättämisestä tietotekniikan takkuiluun voivat kostautua epäammattimaisena kuvana koko yrityksestä. Kun kokouksen järjestämisen on antanut asiantuntevan ammattilaisen hoidettavaksi, jää siitä varmemmin ammattimainen kuva myös itse kokousta luotsaavasta yrityksestä.

jaa